MTH Vereinssoftware

Die Vereinssoftware könnt Ihr als Offlineversion (Einzelplatzlösung) oder als Onlineversion beziehen.
In der Onlineversion könnt Ihr Euren Vorstandskollegen Zugriff auf das Programm geben. Über eine Nutzerverwaltung könnt Ihr festlegen, ob der entsprechende Nutzer die Daten nur lesen darf oder ob er auch Datenänderungen durchführen kann.
Die Anzahl der Nutzer in der Onlineversion ist hierbei nicht begrenzt.

Das Vereinsverwaltungsprogramm verfügt über eine Vielzahl von frei definierbaren Feldern, die umbenannt werden können.
Neben den Feldnamen können auch die Vorschläge in diversen Auswahlfeldern (Drop- Down Felder) individuell angepasst werden. Auf diese Art und Weise könnt Ihr das Programm optimal auf die Bedürfnisse Eures Vereins anpassen.
Ferner bietet der MTH Vereins-Manager spezielle Versionen für verschiedene Vereinsarten, wie z.B. Sportvereine, Musikvereine oder Gesangvereine an.

In der Vereinssoftware könnt Ihr auch einzelne Gruppen und Abteilungen Eures Vereins verwalten.
Dabei stehen Euch umfangreiche Kopier-, Sortier- und Suchfunktionen zur Verfügung, so dass Ihr immer den Überblick über Eure Daten behaltet.

In der Mitgliederverwaltung können auch Beziehungen zwischen einzelnen Mitgliedern einer Familie hinterlegt werden.
Wenn Ihr vergünstigte Familienbeiträge in Eurem Verein anbietet, könnt Ihr hierüber z.B. erkennen, welche Mitglieder einer bestimmten Familie zugeordnet sind.

Sollte es notwendig sein, dass Ihr eine Datenänderung bei einer größeren Anzahl von Mitgliedern vornehmen müsst, ist das kein Problem.
Hierfür stellt Euch die Vereinssoftware eine spezielle Funktion zur Verfügung, mit der auch größere Datenänderungen schnell und einfach vorgenommen werden können.

Über verschiedene Parameter, wie z.B. die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder das Alter des Mitglieds, könnt Ihr auch komplexe Beitragsstrukturen abbilden.
Die in der Vereinssoftware definierten Beiträge können anschließend einfach per SEPA-XML-Datei über Eure Hausbank eingezogen werden.

Sollte es zu Einzugsrückläufern im Rahmen des Beitragseinzuges kommen, könnt Ihr diese über eine spezielle Funktion der Vereinssoftware einfach nachbearbeiten und ggf. überwachen.

Ihr könnt die Vereinssoftware nutzen, um Rechnungen an Eure Mitglieder oder Vereinspartner zu schreiben.
Die Rechnungen können für einzelne Personen oder automatisiert über einen Stapellauf für einen größeren Personenkreis erstellt werden.
Dabei bietet Euch die Vereinssoftware die Möglichkeit, die entsprechenden offenen Posten zu verwalten und bei Bedarf Mahnungen zu erstellen.
Sowohl Rechnungen als auch Mahnungen können über einen integrierten Formulardesigner frei gestaltet werden. Diese können danach ausgedruckt oder automatisch als individualisierte E-Mail-Anhänge direkt mit der Vereinssoftware verschickt werden.

Die einzelnen Lastschrifteinzüge sowie die fakturierten Rechnungen werden in der Vereinssoftware gespeichert.
Insofern könnt Ihr jederzeit die Beitragshistorie eines einzelnen Mitglieds, die einer bestimmten Abteilung oder die des gesamten Vereins einsehen.

Um Eure Vereinsverwaltung zu erleichtern, können Rundbriefe über die in der Vereinssoftware integrierten Serienbrieffunktion erstellt werden.
Sofern Ihr komplexere Briefe schreiben möchtet, könnt Ihr über eine weitere Funktion Mitgliederdaten in eine Datenbank exportieren. Diese Datenbank könnt Ihr dann in Eurem Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word™) verwenden, um dort einen Serienbrief zu schreiben.

Für Standardbriefe, wie z.B. Willkommensbriefe oder Geburtstagsglückwünsche, bietet Euch die Vereinssoftware frei gestaltbare Dokumentenvorlagen.
Diese Dokumentenvorlagen könnt Ihr einmalig erstellen, um sie dann bei entsprechendem Anlass immer wieder zu verwenden.
Der Versand kann per Brief, E-Post oder automatisiert per E-Mail-Anhang erfolgen.

Die Onlineversion des MTH Vereins-Managers verfügt über einen integrierten E-Mail-Client, über den Ihr personalisierte E-Mails versenden könnt.
Mit Hilfe dieser Funktion können auch Briefvorlagen und Rechnungen als PDF-Anhänge automatisch verschickt werden.
Zum Versand der E-Mails könnt Ihr die Zugangsdaten der Vereins-E-Mail-Adresse hinterlegen, sodass die entsprechenden E-Mails direkt aus dem Vereinsverwaltungsprogramm verschickt werden.

Sowohl die Offlineversion als auch die Onlineversion der Vereinssoftware bieten Euch die Möglichkeit, E- Mail-Adressen an einen externen E-Mail-Client zu übertragen.
Auf diese Weise könnt Ihr im MTH Vereins-Manager auswählen, welche Mitglieder die E-Mail erhalten sollen. Die entsprechenden E-Mail Adressen werden dann automatisch an Euren E-Mail Client übergeben. Als E-Mail-Clients können z.B. Outlook™, Thunderbird™ oder das Apple Mail Programm verwendet werden.

In der Dokumentenverwaltung des MTH Vereins-Managers habt Ihr die Möglichkeit, Schriftstücke direkt zu einzelnen Mitgliedern abzulegen. Auf diese Weise könnt Ihr z.B. Beitrittserklärungen oder SEPA-Lastschriftmandate den entsprechenden Mitgliedern zuordnen, so dass die Dokumente jederzeit einfach auffindbar sind.

Neben den mitgliederspezifischen Dokumenten könnt Ihr im Programm auch Dokumente ohne Mitgliederbezug verwalten. Insofern können z.B. auch Vorstandsdokumente wie Beschlüsse, Sitzungsprotokolle oder ähnliches im MTH Vereins-Manager verwaltet werden.

Alle Dokumente, die Ihr ablegt, könnt Ihr mit einer Dokumentenart, einem Dokumentenstatus und bei Bedarf mit einer Bemerkung versehen.
Die Dokumentenarten können flexibel angepasst werden. Sofern Ihr mehrere Versionen zu einem bestimmten Dokument habt, übernimmt das Programm die Versionierung automatisch. Dadurch behaltet Ihr jederzeit den Überblick über Eure Dokumente.

Um wichtige Dokumente, wie etwa Rechnungen, besonders zu schützen, habt Ihr die Möglichkeit, bestimmte Dokumentenarten mit einem Löschschutz zu versehen.
Dokumente mit einem Löschschutz können von „normalen“ Anwendern nicht mehr gelöscht werden. Zur Löschung von geschützten Dokumenten ist die Eingabe des Administratorpassworts notwendig.

Den Ablageort, an dem die Dokumente gespeichert werden, könnt Ihr selbst bestimmen.
Auf diese Weise sichert Ihr Euch den langfristigen Zugriff auf die Dokumente und könnt auch größere Datenmengen verwalten.

Diese Funktion bietet Euch die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Notizen zu einem einzelnen Mitglied zu verfassen. Auf diese Weise könnt Ihr Euch auch umfangreichere Informationen zu einzelnen Mitgliedern in der Vereinssoftware speichern.

Bei Bedarf könnt Ihr Notizen, die Ihr beim Mitglied hinterlegt habt mit einem Wiedervorlagedatum versehen. Auf diese Weise könnt Ihr Aufgaben, die zu erledigen sind, terminieren. Diese anstehenden Wiedervorlagen können zentral eingesehen werden, sodass Ihr keine Aufgaben mehr vergesst.

Spezielle „Löschfelder“ helfen Euch bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Lehrgänge, Turniere, Kurse, Ausflüge, …).
Ihr könnt alle Teilnehmer einer bestimmten Veranstaltung in der Mitliederverwaltung über ein „Löschfeld“ markieren.
Anschließend könnt Ihr die Mitglieder, welche an der Veranstaltung teilnehmen, selektieren, um ihnen einen Serienbrief oder eine E-Mail zu schreiben.
Sofern notwendig, können auch Teilnehmerlisten für die Veranstaltung erstellt werden.
Sollte die Veranstaltung kostenpflichtig sein, können selbst die Teilnahmegebühren für die Veranstaltung bei den entsprechenden Mitgliedern per SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden.
Nachdem die Veranstaltung zu Ende ist, kann die Auswahl in den „Löschfeldern“ pauschal für alle Mitglieder entfernt werden, und das „Löschfeld“ steht Euch dann für andere Veranstaltungen wieder zur Verfügung.

Vorhandene Mitgliederdaten können einfach per „Kopieren und Einfügen“ aus einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel™, OpenOffice™) in den MTH Vereins- Manager importiert werden.
Auf diese Weise können Dateien im XLS, CSV oder TXT-Format in die Vereinssoftware übernommen werden.
Auf unserer Homepage, im Bereich Videos, findet Ihr ein kurzes Lernvideo, welches das entsprechende Vorgehen beschreibt.

Die Vereinssoftware verfügt über ein spezielles Modul für Verbandsmeldungen.
Sportvereine können hierüber z.B. eine Meldedatei nach DOSB-Standard erstellen, um diese dann beim entsprechenden Landesverband einzureichen.

Die Vereinssoftware verfügt über ein umfangreiches Druckmodul, über das Ihr verschiedenste Mitgliederlisten erstellen könnt.
Es ist außerdem möglich, Ehrungs- und Geburtstagslisten automatisch zu ermitteln.
Die entsprechenden Berichte können ausgedruckt oder in Form einer PDF-Datei abgespeichert werden.
Ferner ist in die Vereinssoftware ein Statistikmodul integriert, welches diverse Auswertungen zur Entwicklung der Mitgliederzahl, Altersstruktur und Gruppenzugehörigkeit ermittelt.

Für diejenigen Vereine, die ihre Inventargegenstände per EDV verwalten möchten, bietet Euch die Vereinssoftware das Modul Inventarverwaltung.
Inventargegenstände können dort eingepflegt und verwaltet werden. Das Modul verfügt auch über eine Druckfunktion, über die ggf. Inventarlisten ausgedruckt werden können.

Die Daten in der Mitgliederverwaltung können einfach, per „Kopieren und Einfügen“, in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie z.B. Excel™ übernommen werden.
Auf diese Weise könnt Ihr bei Bedarf jederzeit zusätzliche freigestaltbare Auswertungen anfertigen.