MTH Vereinsverwaltung

Im Vereinsverwaltungsprogramm habt Ihr die Möglichkeit, verschiedene Mitglieder miteinander zu verknüpfen. Auf diese Weise könnt Ihr Familienzugehörigkeiten (Ehepaare + ggf. Kinder) transparent darstellen.

Ihr könnt ein einzelnes Mitglied in eine oder mehrere Gruppen/Abteilungen zuordnen. Somit behaltet Ihr den Überblick und könnt einzelne Gruppen/Abteilungen in Eurem Verein gezielt ansprechen (z.B. ein Info-E-Mail an die Turnabteilung, …).

Durch einfach gestaltete Such- und Sortierfunktionen behaltet Ihr jederzeit einen guten Überblick über die in der Vereinsverwaltung gespeicherten Daten. Für größere Änderungen im Datenbestand steht Euch eine spezielle Kopierfunktion zur Verfügung (Massendatenänderung).

Die Offlineversion des MTH Vereins-Managers kann auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Um einem Datenverlust vorzubeugen, könnt Ihr manuelle Datensicherungen anfertigen. Bei Bedarf könnt Ihr das Vereinsverwaltungsprogramm auf einem anderen PC installieren und die manuell erstellte Datensicherung im Programm zurückladen (z.B. wenn Euer bisheriger Rechner defekt ist).

In der Onlineversion können beliebig viele Nutzer im Vereinsverwaltungsprogramm angelegt werden. Die Nutzer werden von einem vereinsinternen Administrator angelegt und verwaltet.

Über die Nutzerverwaltung entscheidet der vereinsinterne Administrator, wer auf welche Daten Zugriff hat und ob er in den entsprechenden Bereichen ein Schreib- oder Leserecht hat.

Zum Betrieb der Onlineversion benötigt der Verein keinen eigenen Server. Die Daten werden automatisch über die Server der MTH Software zwischen den einzelnen Nutzern in Eurem Verein synchronisiert (deutscher Serverstandort).

In der Onlineversion besitzt jeder Verein einen individuellen Datenschlüssel, der ausschließlich dem jeweiligen Verein bekannt ist. Die Daten Eurer Mitglieder werden vor der Speicherung auf dem Server der MTH Software mit diesem Datenschlüssel verschlüsselt. Da wir, die MTH Software, die Datenschlüssel der einzelnen Vereine nicht kennen, können selbst wir als Programmhersteller die Daten Eurer Vereinsmitglieder auf unseren Servern nicht lesen.

Solltet Ihr z.B. bei einer Vorstandssitzung im Vereinsheim keinen Internetempfang haben, ist das kein Problem. Ihr könnt das Programm auch ohne Internet starten. In der Onlineversion erhaltet Ihr dann Lesezugriff auf den Datenbestand, der bei der letzten Benutzung vom Server geladen wurde.

Über verschiedene Parameter, wie z.B. die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder das Alter des Mitglieds, könnt Ihr auch komplexe Beitragsstrukturen abbilden. Die im Vereinsverwaltungsprogramm definierten Beiträge können anschließend einfach per SEPA XML Datei über Eure Hausbank eingezogen werden.

Über eine spezielle Funktion könnt Ihr eventuelle Lastschriftrückläufer verwalten. Hierbei könnt Ihr das weitere Vorgehen in diesem Zusammenhang definieren (z.B. erneut einziehen, neue Bankverbindung anfordern oder Betrag bar anfordern) und die entsprechenden Maßnahmen überwachen.

Über das Rechnungsmodul könnt Ihr Rechnungen an Eure Mitglieder oder an Geschäftspartner Eures Vereins schreiben. Das Vereinsverwaltungsprogramm bietet Euch die Möglichkeit, Einzelrechnungen an eine bestimmte Person zu schreiben. Daneben könnt Ihr aber auch automatische Rechnungsläufe anlegen, so dass eine Vielzahl von Rechnungen über einen Stapellauf erzeugt werden.

In der Onlineversion des MTH Vereins-Managers können Rechnungen zusätzlich auch als E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt werden. Der MTH Vereins-Manager generiert dabei eine Rechnung in Form einer PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Tag, der die E-Rechnungsinformationen enthält.

Die Rechnungen, die Ihr über den MTH Vereins-Manager erstellt, werden automatisch in der “offene Posten”-Liste abgespeichert. Über diese Liste könnt Ihr die Zahlungseingänge überwachen und erkennt jederzeit, wer seine Rechnung noch nicht bezahlt hat. Sofern notwendig, könnt Ihr auch automatische Mahnläufe über diese Funktion erstellen.

Diese Funktion bietet Euch die Möglichkeit, Rechnungen und Mahnungen automatisch an ein oder auch an mehrere Mitglieder per E-Mail zu verschicken (personalisierter E-Mail-Anhang).

Das Vereinsverwaltungsprogramm verfügt über ein integriertes Textverarbeitungsprogramm, über das sich einfache Serienbriefe schnell erstellen lassen. Außerdem können Mitgliederdaten in eine externe Datenbank abgespeichert werden, auf Basis derer Ihr dann auch komplexere Serienbriefe in Word erstellen könnt.

Für wiederkehrende Standardbriefe, wie z.B. Willkommensbriefe oder Geburtstagsglückwünsche, bietet das Vereinsverwaltungsprogramm anpassbare Dokumentenvorlagen. Ihr könnt euch für den entsprechenden Zweck einmalig eine Dokumentenvorlage in der Vereinsverwaltung anlegen, um diese dann später bei Bedarf an die entsprechenden Mitglieder zu verschicken.

Durch eine integrierte E-Mail-Schnittstelle kann der MTH Vereins-Manager als E-Mail-Adressbuch für Euren externen E-Mail-Client verwendet werden. Ihr könnt z.B. bestimmte Mitglieder im MTH Vereins-Manager selektieren, um dann die entsprechenden E-Mail-Adressen automatisch an Outlook, Thunderbird oder einen anderen E-Mail-Client zu übergeben.

Die Onlineversion verfügt über einen integrierten E-Mail-Client, über den personalisierte E-Mails versendet werden können. Personalisiert bedeutet in diesem Fall, dass der Inhalt und der Anhang des E-Mails speziell auf das Mitglied angepasst werden kann. Beispiel: “Lieber Michael,” (personalisierte Anrede), “Liebes Mitglied,” (nicht personalisierte Anrede). Zum Versand der personalisierten E-Mails könnt Ihr die Zugangsdaten der Vereins- E-Mail-Adresse im Vereinsverwaltungsprogramm hinterlegen, so dass die entsprechenden E-Mails über Eure eigene Adresse direkt aus dem MTH Vereins- Manager verschickt werden.

Diese Funktion bietet Euch die Möglichkeit, eine Dokumentenvorlage automatisch an ein oder auch an mehrere Mitglieder per E-Mail zu verschicken (personalisierter E-Mail-Anhang).

Mit der Dokumentenverwaltung organisiert Ihr zum einen Dokumente ohne Mitgliederbezug (z.B. Vorstandsbeschlüsse oder Sitzungsprotokolle). Daneben habt Ihr auch die Möglichkeit, Schriftstücke zu einzelnen Mitgliedern abzulegen (z.B. Beitrittserklärungen oder SEPA-Lastschriftmandate).

Dokumente können mit einer Dokumentenart, einem Dokumentenstatus und bei Bedarf auch mit einer Bemerkung versehen werden, so dass Ihr jederzeit den Überblick behaltet.

Wichtige Dokumentenarten (z.B. Rechnungen) könnt Ihr mit einem Löschschutz versehen, so dass diese nur vom Systemadministrator gelöscht werden können.

Den Ablageort, auf dem die Dokumente gespeichert werden, könnt Ihr selbst bestimmen. Auf diese Weise könnt Ihr auch größere Datenmengen in der Dokumentenverwaltung hinterlegen. Hierzu bietet der MTH Vereins-Manager Standardschnittstellen zur Telekom Magenta Cloud, GMX Cloud und zu den HiDrive Laufwerken von 1und1, IONOS und Strato an. Weitere Speicheranbieter können über frei definierbare WebDAV und SFTP-Schnittstellen eingerichtet werden.

Diese Funktion bietet Euch die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Notizen zu einem einzelnen Mitglied zu erfassen. Bei Bedarf kann die Notiz mit einem Wiedervorlagedatum versehen werden, so dass Ihr keine Aufgaben mehr vergesst.

Spezielle „Löschfelder“ in der Vereinsverwaltung helfen Euch bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Lehrgänge, Turniere, Kurse, Ausflüge, …). Ihr könnt alle Teilnehmer einer bestimmten Veranstaltung in der Mitliederverwaltung über ein „Löschfeld“ markieren. Anschließend könnt Ihr die Mitglieder, welche an der Veranstaltung teilnehmen, selektieren, um ihnen einen Serienbrief oder ein E-Mail zu schreiben. Sofern notwendig, können auch Teilnehmerlisten für die Veranstaltung erstellt werden. Sollte die Veranstaltung kostenpflichtig sein, können selbst die Teilnahmegebühren für die Veranstaltung bei den entsprechenden Mitgliedern per SEPA Lastschriftverfahren eingezogen werden. Nachdem die Veranstaltung zu Ende ist, kann die Selektion in den „Löschfeldern“ pauschal für alle Mitglieder entfernt werden und das „Löschfeld“ steht in Zukunft für andere Veranstaltungen zur Verfügung.

Vorhandene Mitgliederdaten können einfach per „Kopieren und Einfügen“ aus einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel^TM, OpenOffice^TM) in die Vereinsverwaltung importiert werden. Auf diese Weise können Dateien im XLS, CSV oder TXT Format in das Vereinsverwaltungsprogramm übernommen werden.

Der MTH Vereins-Manager verfügt über ein spezielles Modul für Verbandsmeldungen. Sportvereine können hierüber eine Meldedatei nach DOSB Standard erstellen und diese dann beim Landesverband einzureichen. Neben der Sportvereinsmeldung bietet das Vereinsverwaltungsprogramm auch Bestandsmeldungen für andere Vereinsarten an.

Ein Statistikmodul bietet Euch diverse Auswertungen z.B. zur Altersstruktur, zur Mitgliederentwicklung oder zu der Anzahl von Mitgliedern in einer bestimmten Abteilung.

Im Druckmodul steht Euch eine Vielzahl von vorgefertigten Listen zur Verfügung. Hierüber könnt Ihr z.B. auch ermitteln, welche Ehrungen durchzuführen sind und welche runden Geburtstage anstehen. Neben den vorgefertigten Listen, beinhaltet das Druckmodul auch individualisierbare Listen, in denen Ihr selbst auswählen könnt, welche Angaben auf der Liste erscheinen sollen.

Der Datenaustausch zwischen der Vereinsverwaltung und anderen Programmen, wie z.B. Excel^TM , OpenOffice^TM, …, findet durch einfaches Kopieren und Einfügen statt. Des Weiteren existiert eine Schnittstelle, über welche die Daten in ein CSV Format exportiert werden können.

Für diejenigen Vereine, die ihre Inventargegenstände per EDV verwalten möchten, bietet Euch der MTH Vereins-Manager das Modul Inventarverwaltung. Inventargegenstände können dort eingepflegt werden, diese können dann ggf. in Form von Inventarlisten ausgedruckt werden.

Das Vereinsverwaltungsprogramm bietet Euch die Möglichkeit DSGVO-konform zu arbeiten. Damit Ihr konkret versteht, wie Ihr im Fall der Fälle den Betroffenenrechten nachkommen könnt, steht Euch hierfür eine spezielle Dokumentation zur Verfügung.

In den jährlichen Nutzungsgebühren ist eine kostenlose telefonische Anwenderhotline inbegriffen. Des Weiteren könnt Ihr Eure Fragen auch per E-Mail übermitteln. Solltet Ihr mal allein nicht weiterkommen, habt Ihr immer eine Ansprechperson, welche Euch bei technischen Fragen zum Programm weiterhelfen kann.

Beide Versionen, die Offline- und die Onlineversion, laufen sowohl unter Windows als auch unter MacOS (Apple Rechner). In der Onlineversion ist es möglich, dass einige Anwender mit Windows und andere mit Apple Rechnern arbeiten können.

Da die Daten in der Onlineversion mit dem Server der MTH Software synchronisiert werden, liegt dort immer eine Backupsicherung Eures letzten Datenbestands. Sofern Euer Rechner defekt sein sollte, könnt Ihr das Programm auf einem anderen Rechner installieren und nach Eingabe Eures Datenschlüssels wie gewohnt weiterarbeiten.

Die MTH Software veröffentlicht mehrmals jährlich Programmupdates. Die Updates dienen in erster Linie dazu, die Programme laufend zu verbessern. Daneben sind einige Updates auch technisch notwendig, um die Programme an die neuesten Betriebssysteme anzupassen. Die Kosten für die Updates sind in den jährlichen Nutzungsgebühren enthalten, so dass auch an dieser Stelle keine Zusatzkosten für Euren Verein entstehen.

Die Programme der MTH Software werden laufend weiterentwickelt. So haben wir in den letzten Jahren nicht nur einige Funktionen des MTH Vereins-Managers verbessert, sondern auch komplett neue Funktionen in die Vereinsverwaltung aufgenommen (z.B. Dokumentenverwaltung, personalisierter E-Mail-Versand, …). Selbstverständlich werden wir die Programme auch weiterhin aktiv pflegen und auch in Zukunft um weitere Funktionen ergänzen.