E-Rechnungspflicht – was ändert sich für Vereine ab dem 1. Januar 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 sind Vereine verpflichtet, E-Rechnungen für Dienstleistungen und Waren, die sie von anderen inländischen Unternehmen beziehen, anzunehmen und elektronisch zu speichern.

Außerdem müssen Rechnungen, die an Unternehmen oder andere Organisationen fakturiert werden, als E-Rechnungen ausgestellt werden.

Zwar gibt es Übergangsregelungen und Ausnahmen (z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR), aber ab 2025 müssen Vereine sich darauf vorbereiten, E-Rechnungen empfangen zu können.

Programmerweiterungen für die E-Rechnung bei der MTH Software

Für MTH Software Kunden müssen wir grundsätzlich zwischen der Buchhaltung im MTH Vereins-Profi (Rechnungsempfang) und der Rechnungserstellung im MTH Vereins-Manager unterscheiden.

Buchhaltung / Eingangsrechnungen / MTH Vereins-Profi

Da die Buchhaltung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf Basis des Kontoauszugs erstellt wird, wird sich am Buchungsablauf selbst nichts Gravierendes ändern. In anderen Worten, ihr werdet weiterhin den Kontoauszug als Buchungsgrundlage verwenden und diesen könnt ihr ggf. über das Finanzpaket B in das Programm laden.

Bezüglich der Prüfung der Eingangsrechnungen

So wie wir es aktuell einschätzen, wird als elektronisches Format in erster Linie ZUGFeRD eingesetzt werden. Das bedeutet, ihr erhaltet eine PDF-Datei von euren Lieferanten, in denen die Rechnungsangaben sichtbar sind. In der PDF-Datei ist dann zusätzlich ein XML-Tag enthalten, in dem dieselben Angaben wie in der PDF-Datei zusätzlich in maschinenlesbarer Form aufgeführt sind. Insofern könnt ihr die Rechnungen, wie bisher auch, über einen normalen PDF-Reader kontrollieren.

Wir werden eine Funktion zur Verfügung stellen, mit Hilfe derer die relevanten Positionen des maschinenlesbaren Teils (XML-Tag) dargestellt werden können. Im Prinzip kann man damit herausfinden, ob der maschinenlesbare Teil gleich ist, wie die Angaben in der normalen PDF-Datei (was eigentlich immer der Fall sein sollte, sonst wäre die Rechnung nicht korrekt). Des Weiteren kann man über diese Funktion bei Bedarf auch den Inhalt von XRechnungen prüfen (Rechnungen, die ausschließlich als XML erstellt werden).

Zusätzlich habt ihr, wie bisher auch, die Verpflichtung, die Belege revisionssicher abzulegen. Nach unserer Einschätzung erledigt man dies am einfachsten über die Archivierung der entsprechenden E-Mails direkt im E-Mail-Account. Die eingegangenen und versendeten E-Mails sind in der Regel hier nicht manipulierbar und einige E-Mail-Anbieter bieten auch extra eine GoBD-konforme Archivierung der E-Mails an (z.B. IONOS, Strato,…). Der Vorteil dieser Methode ist, dass man mit wenig Aufwand jederzeit nachvollziehen kann, welche Belege mit welchem Partner zu welchem Zeitpunkt ausgetauscht wurden.

Zusätzlich könnt ihr Belege auch in der Belegablage des MTH Vereins-Profis (Finanzpaket B) ablegen. In diesem Modul können die Belege im Programm hochgeladen und mit einer Buchung verknüpft werden. Den Speicherort der Belege könnt ihr hierbei selbst bestimmen, so dass ihr immer im Besitz der entsprechenden Dokumente bleibt. Während des Hochladens erstellt der MTH Vereins-Profi einen „Fingerabdruck“ der entsprechenden Datei und speichert diesen im Programm ab. Sollte die Datei auf dem Speicher nachträglich geändert (manipuliert) werden, wäre dies im MTH Vereins-Profi nachvollziehbar. Den Punkt der revisionssicheren Ablage solltet ihr aber ggf. auch mit eurem Steuerberater besprechen.

Rechnungserstellung / Ausgangsrechnungen / MTH Vereins-Manager

In einem zweiten Schritt müssen alle Rechnungen, die an Unternehmen verschickt werden, den maschinenlesbaren Teil (XML Tag) beinhalten (das gilt aber endgültig erst ab 2027 oder 2028). Wichtig ist hier, dass es nur Rechnungen an andere Unternehmen betrifft (Beitragsrechnungen an normale Mitglieder wären insofern hiervon nicht betroffen).

Um diese Vorgabe zu erfüllen, werden wir die Rechnungserstellung im MTH Vereins-Manager um diese Funktion ergänzen. In anderen Worten, wir werden die Möglichkeit schaffen, dass Ihr eine PDF Datei mit ZUGFeRD XML Tag erstellen könnt.

Archivierung der Ausgangsrechnungen

Im MTH Vereins-Manager habt Ihr beim internen Rechnungsversand die Möglichkeit, Euch selbst eine Kopie der versendeten Rechnung zuzuschicken, so dass die revisionssichere Archivierung ebenfalls am einfachsten über das E-Mail Konto erfolgen kann (siehe Hinweise oben beim Rechnungseingang). Der Vorteil dieser Archivierung ist, dass Ihr jederzeit exakt nachweisen könnt, zu welchem Zeitpunkt welche Rechnung mit welchem Inhalt an welche E-Mail Adresse versendet wurde.

Ihr könnt die Rechnung zusätzlich in der Dokumentenablage ablegen. Dort ist die Rechnung dann revisionssicher gespeichert. In der Dokumentenverwaltung seht Ihr jedoch nicht, zu welchem Zeitpunkt und an welche E-Mail Adresse die Rechnung verschickt wurde. Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, solltet Ihr diesen Punkt ggf. mit eurem Steuerberater besprechen.

Ihr seht also, mit dem MTH Vereins-Manager und MTH Vereins-Profi seid Ihr für die E-Rechnung perfekt gerüstet.