Verwendung von Registrierkassen im Verein

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Verwendung von Registrierkassen im Verein

Im Rahmen von Betriebsprüfungen legen die Prüfer der Finanzbehörde oft ihren Focus auf Registrierkassen und überprüfen die Ordnungsmäßigkeit der Geräte und die damit vorgenommene Kassenführung.

Die Rechtsgrundlage dafür sind die in Kraft getretenen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff der Finanzverwaltung (GoBD), BMF Schreiben vom 26.11.2010.

Steuerliche Anforderungen beim Einsatz von Registrierkassen
Auch in Vereinen sind die Neuregelungen nach der neuen GoBD nicht nur in der Buchhaltung,  sondern auch beim Einsatz elektronischer Registrierkassen bzw. PC-Kassen zu beachten.
Diese steuerlichen Regelungen und Anforderungen sind schon seit Ende 2010 einzuhalten.
In den vergangenen Jahren ist der Einsatz und die Handhabung der elektronischen Registrierkassen und die Kassenführungen (Barkassenführung), immer wieder bei Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung angesprochen worden. Im Ernstfall kann auch bei Vereinen eine steuerliche Zuschlagsschätzung, ein Strafzuschlag oder gar die Einleitung eines Strafverfahrens folgen.

Es gibt eine Übergangsfrist; diese Frist endet zum 31.12.2016

Sofern die in der Vergangenheit eingesetzten Registrierkassen und andere Geräte bauartbedingt den neuen steuerlichen Anforderungen nicht gerecht werden und per Software-Update auch nicht nachgerüstet werden können, dürfen diese noch bis 31.12.2016 verwendet werden.
Ab dem 01.01.2017 müssen alle verwendeten elektronischen Kassensysteme die nun geltenden steuerlichen Anforderungen der Finanzbehörden erfüllen.

Es ist wichtig, bereits jetzt zu handeln und auf ein zukunftssicheres und prüfungssicheres Kassensystem umzustellen oder auf das einfache vom Gesetz zugelassene System der sogenannten „Offenen Ladenkasse“, das den Vereinen zur Anwendung empfohlen werden kann, zu wechseln.

Hier die wichtigsten Anforderungen der neuen GoBD im Überblick
Die steuerlichen Einzeldaten müssen in der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, sofort lesbar und maschinell auswertbar sein.
Die gespeicherten Einzeldaten müssen auf einem verwertbaren Einzeldatenträger der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden können, z.B. auf einer Speicherkarte, einem USB-Stick, CD, DVD, usw.

Alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Belege und Unterlagen, auch die Bedienungsanleitungen der Geräte, müssen – jederzeit verwendbar – vorliegen.

Sollte die Speichertechnik der Kasse nicht ausreichen, alle Daten über 10 Jahre zu
speichern, müssen notwendige technische Speichererweiterungen vor dem 31.12.2016 durchgeführt werden.

Die Daten müssen unveränderbar, manipulationsgeschützt, jederzeit lesbar gespeichert, aufbewahrt und auffindbar sein.

Vereine sollten sich absichern

Sollten Sie nicht sicher sein, dass die vom Verein eingesetzte Registrierkasse bereits nach der neuen GoBD arbeitet, sollten Sie sich die geforderte Aktualität der Kasse von ihrem Kassenverkäufer oder Kassenvermieter schriftlich bestätigen lassen.

Sollte das vereinseigene Kassensystem noch nicht den steuerlichen Anforderungen entsprechen, muss die Technik und die Kassensoftware angepasst werden. Es müssen dann Updates oder technische Nachrüstungen angeschafft werden.

Entspricht das elektronische Kassensystem nicht den neuen Anforderungen und ist dies auch nicht nachrüstbar, muss ein neues Kassensystem zwingend bis zum 31.12.2016 angeschafft werden.

Wichtig: Der Einsatz von Registrierkassen ist in Deutschland nicht Pflicht
Eine Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Registrierkassen zur Gewinnermittlung gibt es in Deutschland nicht.

Die „Offene Ladenkasse“

Das Arbeiten ohne Registrierkasse, mit einer sogenannten „Offenen Ladenkasse“ (dies kann eine einfache Geldkassette sein), war schon immer und ist auch zukünftig möglich und ausreichend.

Aufzeichnungspflichten auch beim System „Offene Ladenkasse“

Für nichtelektronische Systeme gelten jedoch auch die Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG.
Nach § 146 Abs.1 Satz 2 (AO) Abgabenordnung müssen die baren Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich vorschriftsmäßig erfasst werden. Die täglichen Aufzeichnungspflichten sind einzuhalten.

In der „Offenen Ladenkasse“ werden die Tageseinnahmen über eine sogenannte Tageslosung ermittelt
Bei dieser Vorschrift müssen an Tagen der Geschäftstätigkeit täglich Kassenberichte erstellt werden.
Formulare für Tagesberichte (Tageslosungen) sind oft im Papierhandel günstig oder im Internet kostenlos erhältlich.
Es sind Leerformulare, in die der – vor Beginn der Veranstaltung – abgezählte Kassenbestand eingetragen wird. Da dieser Betrag an diesem Tag nicht erwirtschaftet wurde, ist der Kassenbestand am Anfang, bei der Tagesgewinnermittlung als Minusbetrag zu behandeln.
Bei Geschäftsschluss wird dann der Kasseninhalt gezählt und als Kassenbestand am Ende der Veranstaltung in das Formular Tageslosung eingetragen. Der Endbestand wird dann als Plusbetrag behandelt. Bareinlagen (z.B. Wechselgeld) werden abgezogen, da diese an dem Tag nicht erwirtschaftet wurden. Barausgaben oder Barentnahmen aus der Kasse, werden dazugerechnet. Diese Beträge wurden erwirtschaftet. Die Beträge werden saldiert und so die Tageseinnahmen (der Tagesüberschuss) ermittelt.

Die Barausgaben sowie die Barentnahmen und die Bareinlagen müssen durch gesonderte Belege oder Aufzeichnungen nachgewiesen werden. Oft sind hier nur Eigenbelege möglich.

Beispiel: Berechnung der Tageslosung (Tageseinnahmen)

Festveranstaltung im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb am Sonntag 06.09.2016

Kassenbestand am Ende der Veranstaltung –              + plus             + 800,00 €

laut unterschriebenem Zählprotokoll

Bareinlagen (z.B. Wechselgeld vom lfd. Konto)             – minus          – 200,00 €

„wurde an diesem Tag nicht erwirtschaftet daher – minus“
Barausgaben und Barentnahmen                                   + plus          + 450,00 €

„wurden an diesem Tag erwirtschaftet daher – plus“

hier sind Belege evtl. mit Vorsteuerausweis notwendig

abzüglich Kassenbestand am Anfang der Veranstaltung – minus        – 100,00 €

Saldo Tageseinnahmen / Überschuss                                                 + 950,00 €

Sollten für diese Einnahmen i.H. von 950,00 € verschiedene Umsatzsteuersätze (z.B. 750,00 € zu 19% und 200,00 € zu 7%) angefallen sein, ist dies durch geeignete Nachweise zu belegen, z.B. durch Einzelaufzeichnungen.
Siehe BMF-Schreiben v. 20.03.2013 – IV D 2 – S 7100/07/10050-06) und

EuGH Urteil vom 10.03.2011 (Rs. C-497/09, Rs. C-499/09, Rs. C-501/09, Rs. C-502/09)

Alle Kassenberichte sollten mit Datum von zwei dafür Verantwortlichen unterzeichnet werden.

Buchung im MTH Vereins- Profi – Finanzkonto Barkasse mit Belegnummer und Datum
+ 750,00 € Einnahme 19% USt – in bar Sachkonto im wirtsch. Geschäftsbetrieb (Kontenbereich 500 – 599)
+ 200,00 € Einnahme   7% USt – in bar Sachkonto im wirtsch. Geschäftsbetrieb (Kontenbereich 500 – 599)

– 450,00 € Barzahlung für Getränke 19% VSt  – Sachkonto mit Zuteilung auf wirt. Gesch.betrieb (Kt. 660)

+ 200,00 € Wechselgeld vom laufenden Finanzkonto Volksbank an Kasse

Der Saldo der Haupt/Barkasse des Vereines erhöht sich nach diesen Buchungen um 700,00 €.

Plus 950,00 € Tageseinnahmen, minus 450,00 € Ausgaben Getränkeeinkauf, plus 200,00€ Wechselgeld von Bank!

Der Saldo des laufenden Kontos bei der Bank verringert sich um 200,00 € Wechselgeld.

Matthias Hartmann Steuerbeauftragter

Blasmusikverband Baden-Württemberg Kreisverband Heidenheim

Die Vereinssoftware Produkte der MTH Software im Überblick

Vereinsverwaltung / Mitgliederverwaltung mit der Vereinssoftware „Vereins-Manager“

Mit der Vereinssoftware „MTH Vereins-Manager“ haben Sie sämtliche Daten Ihres Vereins voll im Griff. Das Vereinsverwaltungsprogramm bietet unter anderem eine flexible Mitgliederverwaltung, einen Beitragseinzug im SEPA Verfahren, ein integriertes Textverarbeitungsprogramm sowie diverse Auswertungen und Vorlagen.

Vereinsbuchhaltung für steuerpflichtige Vereine mit der Vereinssoftware „Vereins-Profi“

Basierend auf jahrelanger Erfahrung im Vereinssteuerrecht wurde das Vereinsbuchhaltungsprogramm, Vereins-Profi, speziell auf die Problematik der umsatzsteuer-, körperschaftsteuer- und gewerbesteuerpflichtigen Vereine abgestimmt und entwickelt. Unter anderem bietet diese Vereinssoftware zur Vereinsbuchhaltung die Möglichkeit der automatischen Umsatzsteuervoranmeldungen über Elster, eine Kostenstellenrechnung, ein Spendenmodul und eine steuerliche Inventarbuchhaltung.

Vereinsbuchhaltung für nicht steuerpflichtige Vereine mit der Vereinssoftware „Vereins-Assistent“

Das Vereinsbuchhaltungsprogramm Vereins-Assistent wurde speziell für kleine nicht steuerpflichtige Vereine entwickelt. Wie beim MTH Vereins-Profi werden auch hier Einnahmen und Ausgaben in der Vereinsbuchhaltung auf die Vereinsbereiche zugeteilt. Das Vereinsbuchhaltungsprogramm MTH Vereins-Assistent ist für diejenigen Vereine interessant, die keine Umsatzsteuererklärungen abgeben müssen (Kleinunternehmerregel bis 17.500 €).

Für die Anwender der Vereinssoftware Programme der MTH Software steht eine kostenlose Anwenderhotline zur Verfügung.

Die einzelnen Programme können separat oder in preislich interessanten Sparpaketen bezogen werden.

Weitere Informationen zur Vereinssoftware der MTH Software finden Sie unter www.mth-software.de oder wir stehen Ihnen gerne auch telefonisch unter 07392 7092914 zur Verfügung.